Power Automate: Excel-gegevens automatisch valideren

Via Power Automate Excel-gegevens automatisch valideren, daar kun je veel tijd mee besparen en de datakwaliteit mee verbeteren. In dit artikel leer je hoe je met Power Automate een workflow maakt die nieuwe Excel-rijen controleert op specifieke validatieregels en bij afwijkingen automatisch een melding verstuurt. Dit is bijzonder relevant voor data- en BI-teams die werken met Excel als bron en willen zorgen voor betrouwbare data-invoer.

Wat je nodig hebt

• Een Excel-bestand met een tabel waarin nieuwe rijen worden toegevoegd

• Specifieke validatieregels, bijvoorbeeld verplichte velden of datatypes

• Een e-mailaccount of Teams-omgeving voor het ontvangen van foutmeldingen

Stap 1: Trigger instellen voor nieuwe Excel-rijen

De eerste stap is het instellen van een trigger die de workflow start zodra er een nieuwe rij aan de Excel-tabel wordt toegevoegd. Kies hiervoor de trigger “Wanneer een rij wordt toegevoegd” in de Power Automate-connector voor Excel. Selecteer de juiste Excel-bestandlocatie, het bestand en de tabelnaam. Deze trigger zorgt ervoor dat de flow automatisch start bij nieuwe data-invoer.

Stap 2: Validatie van de gegevens uitvoeren

Voeg een “Voorwaarde” toe om de nieuwe rij te controleren op de gewenste validatieregels. Bijvoorbeeld, controleer of een verplicht veld niet leeg is of dat een getal binnen een bepaald bereik valt. Gebruik expressies of dynamische inhoud om de waarden uit de Excel-rij te vergelijken. Als de data niet voldoet aan de regels, gaat de flow door naar de foutafhandelingsstap.

Stap 3: Foutmelding versturen bij ongeldige data

Als de validatie faalt, stuur dan automatisch een melding. Dit kan via een e-mail met de actie “E-mail verzenden (V2)” of een bericht in Teams met de actie “Een bericht verzenden”. Vul hierin de details van de fout en de betreffende rij in, zodat de verantwoordelijke snel kan ingrijpen. Gebruik dynamische inhoud om de foutinformatie duidelijk te communiceren.

Tips & veelgemaakte fouten

• Zorg dat de Excel-tabel correct is opgemaakt met een tabelnaam, anders werkt de trigger niet.

• Test de validatieregels grondig om onnodige foutmeldingen te voorkomen.

• Gebruik duidelijke en informatieve foutmeldingen om snelle actie mogelijk te maken.

• Let op dat de flow niet te vaak wordt getriggerd bij bulkupdates, dit kan leiden tot overload.

Voorbeeld / mini use case

Stel je hebt een Excel-tabel met klantgegevens waarin het e-mailadres verplicht is. Met deze flow controleer je automatisch of het e-mailadres is ingevuld bij elke nieuwe rij. Als het ontbreekt, ontvangt de datamanager direct een e-mail met de melding welke rij ontbreekt, zodat deze snel kan worden aangevuld. Dit voorkomt fouten in rapportages en analyses.

Afsluiting

Met deze praktische Power Automate-workflow verbeter je de datakwaliteit van je Excel-bronnen en voorkom je fouten in downstream BI-processen. Het valideren van Excel met Power Automate biedt vele mogelijkheden. Wil je meer leren over het automatisch verwerken van Excel-gegevens? Bekijk dan ook het artikel Power Automate: Automatisch nieuwe Excel-rijen verwerken. Stel dit eenvoudig in via de Power Automate-portal en verhoog direct de betrouwbaarheid van je data.

Onze tip: Let op dat de flow niet te vaak wordt getriggerd bij bulkupdates: dit kan leiden tot een overload van meldingen of het bereiken van de run-limieten in Power Automate. Overweeg een batchverwerking of stel een vertraging in als je verwacht dat er veel rijen tegelijk worden toegevoegd.