Automatische e-mail bij nieuwe Excel-data

Kort antwoord

“Met deze Power Automate-stroom stuur je automatisch een e-mail wanneer er nieuwe gegevens worden toegevoegd aan een Excel-bestand. Je maakt een geautomatiseerde stroom met de Excel-trigger 'Wanneer een nieuwe rij wordt toegevoegd', configureert de juiste tabel als bron en voegt de Outlook-actie 'E-mail verzenden' toe. Zo worden alle betrokkenen direct op de hoogte gebracht van nieuwe data, zonder dat je handmatig hoeft te controleren of een bericht te sturen.”

Doel: Deze stroom stuurt automatisch een e-mail naar een opgegeven adres wanneer er nieuwe gegevens worden toegevoegd aan een Excel-bestand. Dit is handig voor het snel delen van nieuwe informatie zonder handmatig te hoeven controleren of een e-mail te sturen.

Doel: Deze stroom stuurt automatisch een e-mail naar een opgegeven adres wanneer er nieuwe gegevens worden toegevoegd aan een Excel-bestand. Dit is handig voor het snel delen van nieuwe informatie zonder handmatig te hoeven controleren of een e-mail te sturen.

Voordeel: Door deze stroom in te stellen, hoef je geen tijd meer te besteden aan het handmatig controleren van Excel-bestanden en het sturen van meldingen. Alle belanghebbenden worden automatisch op de hoogte gebracht van nieuwe gegevens.

1. Maak een nieuwe stroom

Open Power Automate en klik op “Stroom maken”.
Kies voor “Geautomatiseerde stroom” en geef de stroom een naam, bijvoorbeeld “Nieuwe gegevens in Excel – E-mailnotificatie”.

2. Selecteer de trigger

Zoek naar “Wanneer een nieuwe rij wordt toegevoegd” en kies de Excel-connector.Selecteer het bestand en de tabel waarin de nieuwe gegevens worden ingevoerd.

3. Voeg een actie toe

Klik op “Nieuwe stap” en zoek naar “E-mail verzenden (V2)”.
Vul de velden in:

Bericht: Voeg de gegevens toe die je in de e-mail wilt ontvangen (bijvoorbeeld de waarde van specifieke kolommen).

Aan: Vul het e-mailadres in waar je de melding naartoe wilt sturen.
Onderwerp: Bijvoorbeeld “Nieuwe gegevens toegevoegd aan Excel”.

4. Opslaan en testen

Sla de stroom op en test door nieuwe gegevens aan de Excel-tabel toe te voegen. Controleer of de e-mail wordt verzonden.

Hopelijk is het jou gelukt om automatisch een e-mail te verzenden bij nieuwe data in Excel in Power Automate. Naast dit artikel hebben wij nog meerdere artikelen in onze kennisbank staan. Bekijk hier bijvoorbeeld al onze artikelen over het design van een dashboard in Power BI. Heb je vragen? Neem dan gerust contact met ons op!

Onze tip: Zet bronbestanden altijd op SharePoint of OneDrive in plaats van een lokale schijf. Zo werkt de automatische vernieuwing van Power BI ook buiten kantoor.

Veelgestelde vragen

“Hoe maak ik een stroom aan die e-mails stuurt bij nieuwe Excel-data?”

“Open Power Automate en klik op Stroom maken. Kies voor Geautomatiseerde stroom en geef de stroom een naam. Selecteer als trigger Wanneer een nieuwe rij wordt toegevoegd via de Excel-connector. Kies het juiste Excel-bestand en de tabel waar nieuwe rijen worden toegevoegd. Voeg daarna de Outlook-actie toe om de e-mail te versturen en sla de stroom op.”

“Hoe stel ik de Excel-trigger in voor een specifieke tabel?”

“Kies in Power Automate de trigger Wanneer een nieuwe rij wordt toegevoegd en selecteer de Excel-connector. Navigeer naar het juiste Excel-bestand en selecteer de tabel waarvoor je de trigger wilt instellen. Het Excel-bestand moet op SharePoint of OneDrive staan; een lokaal bestand wordt niet ondersteund door de Excel-connector in Power Automate.”

“Hoe voeg ik een e-mailactie toe aan een Power Automate-stroom?”

“Klik op Nieuwe stap en zoek naar E-mail verzenden (V2) via de Outlook-connector. Vul het veld Aan in met het gewenste e-mailadres, geef een onderwerp op en vul het berichtlichaam in met dynamische inhoud uit de Excel-rij, zoals de waarden van specifieke kolommen. Sla de stroom op en test hem door een nieuwe rij aan de Excel-tabel toe te voegen.”

“Waarom werkt de Excel-trigger in Power Automate niet?”

“De Excel-connector in Power Automate vereist dat het bestand op SharePoint of OneDrive staat en dat de data in een gestructureerde tabel staat, niet alleen in een bereik. Zorg dat je via Invoegen een tabel hebt aangemaakt in Excel. Controleer ook of de verbinding met je Microsoft-account correct is ingesteld. Als de tabel leeg is, werkt de trigger pas zodra de eerste rij wordt toegevoegd.”