Archivering van SharePoint-documenten met Power Automate

Het beheren van documenten in SharePoint kan snel onoverzichtelijk worden, vooral wanneer documenten na verloop van tijd niet meer actief gebruikt worden. In dit artikel leer je hoe je met Power Automate een automatische archivering instelt voor SharePoint-documenten. Dit helpt BI-teams om hun documentbeheer te stroomlijnen en zorgt voor een betere organisatie en naleving van bewaarbeleid.

Wat je nodig hebt

• Een SharePoint-documentbibliotheek met documenten die gearchiveerd moeten worden

• Een archiefmap of -bibliotheek binnen SharePoint waar documenten naartoe verplaatst worden

• Een Power Automate-flow met toegang tot de SharePoint-connector

• Een criterium voor archivering, bijvoorbeeld documenten ouder dan een bepaalde datum of met een specifieke status

Stap 1: Trigger instellen voor periodieke controle

De eerste stap is het instellen van een trigger die de flow periodiek activeert, bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks. Dit zorgt ervoor dat de flow automatisch controleert welke documenten aan het archiveringscriterium voldoen.

Gebruik in de Power Automate-portal de trigger “Schema - Herhaling”. Stel de frequentie in op bijvoorbeeld 1 week en de starttijd naar wens.

Stap 2: Documenten ophalen die aan het archiveringscriterium voldoen

Voeg een actie toe “SharePoint - Items ophalen” en configureer deze om documenten uit de relevante documentbibliotheek te halen. Gebruik een filterquery om alleen documenten op te halen die ouder zijn dan bijvoorbeeld 1 jaar. Dit kan met een OData-filter zoals:

Modified lt '@{addDays(utcNow(), -365)}'

Hiermee worden alleen documenten opgehaald die langer dan 365 dagen geleden zijn aangepast.

Stap 3: Documenten verplaatsen naar de archiefmap

Gebruik een “Apply to each”-actie om door de opgehaalde documenten te lopen. Voor elk document voeg je de actie “SharePoint - Bestand verplaatsen” toe. Stel de bron-URL en bestandsnaam in op basis van de dynamische inhoud van het opgehaalde item. Kies als doel de archiefmap of -bibliotheek.

Dit zorgt ervoor dat alle geselecteerde documenten automatisch worden verplaatst en gearchiveerd.

Tips & veelgemaakte fouten

• Zorg dat de archiefmap voldoende rechten heeft voor de flow om bestanden te verplaatsen.

• Test de flow eerst met een kleine dataset om onbedoeld verlies van documenten te voorkomen.

• Gebruik duidelijke naamgevingsconventies in de archiefmap om documenten makkelijk terug te vinden.

• Let op dat verplaatste documenten niet meer in de originele bibliotheek beschikbaar zijn, wat impact kan hebben op lopende processen.

Voorbeeld: Archiveren van oude projectdocumenten

Stel je hebt een SharePoint-bibliotheek met projectdocumenten. Met deze flow archiveer je automatisch alle documenten die langer dan een jaar niet zijn aangepast naar een aparte archiefbibliotheek. Zo blijft de actieve bibliotheek overzichtelijk en worden oude documenten veilig bewaard.

Afsluiting

Met deze automatische archivering van Sharepoint-Documenten in Power Automate houd je je SharePoint-documentbeheer efficiënt en overzichtelijk. Wil je meer leren over het automatiseren van processen? Bekijk dan ook het artikel Pas een goedkeuringsproces toe in Power Automate. Stel dit eenvoudig in via de Power Automate-portal en optimaliseer je werkprocessen.

Onze tip: Test de archiveringsflow altijd eerst met een kleine testbibliotheek voordat je hem op je productieomgeving loslaat. Maak een kopie van een paar documenten in een testmap en controleer of de flow ze correct verplaatst naar de archiefmap. Zo voorkom je dat actieve documenten per ongeluk worden gearchiveerd en verstoringen in lopende processen ontstaan.