Automatisch bestanden opslaan van e-mail

Doel: Deze stroom slaat automatisch alle bijlagen van binnenkomende e-mails op in een SharePoint-documentbibliotheek. Het bespaart tijd en zorgt ervoor dat bestanden goed georganiseerd zijn.

Voordeel: Door bijlagen automatisch op te slaan in SharePoint, wordt belangrijke informatie veilig en gestructureerd opgeslagen, zonder dat je handmatig bestanden hoeft te downloaden en ordenen.

1. Maak een nieuwe stroom

• Kies “Stroom maken” en selecteer “Geautomatiseerde stroom”.

• Geef de stroom een naam, bijvoorbeeld “Opslaan bijlagen van e-mails in SharePoint”.

2. Selecteer de trigger

• Zoek naar “Wanneer een nieuwe e-mail binnenkomt” en kies de Outlook-connector.

• Stel de trigger in voor de gewenste map, bijvoorbeeld je Postvak IN.

3. Voeg een voorwaarde toe

• Voeg een Voorwaarde toe om alleen e-mails met bijlagen te verwerken.

• Stel de voorwaarde in op: Heeft bijlage gelijk aan Ja.

4. Voeg de actie toe om het bestand op te slaan

• Klik op “Nieuwe stap” en zoek naar “Bestand maken” van SharePoint.

• Selecteer de SharePoint-site en de documentbibliotheek waar je de bijlagen wilt opslaan.

• Vul de dynamische inhoud in voor de bestandsnaam en het bestand zelf.

5. Opslaan en testen

Sla de stroom op en test door een e-mail met een bijlage naar jezelf te sturen. Controleer of de bijlage automatisch wordt opgeslagen in SharePoint.

Hopelijk is het jou gelukt om automatisch een bestand op te slaan bij een nieuwe e-mail via Power Automate. Naast dit artikel hebben wij nog meerdere artikelen in onze kennisbank staan. Bekijk hier bijvoorbeeld al onze artikelen over het design van een dashboard in Power BI. Heb je vragen? Neem dan gerust contact met ons op!

Onze tip: Voeg in de stroom een extra kolom toe in SharePoint waarin je de naam van de afzender of het onderwerp van de e-mail opslaat. Zo kun je bijlagen later eenvoudig terugvinden zonder het bestand te hoeven openen. Gebruik hiervoor de dynamische inhoud ‘Van’ of ‘Onderwerp’ uit de Outlook-trigger.