Pas een goedkeuringsproces toe in Power Automate

In veel organisaties is het goedkeuren van documenten, aanvragen of taken een terugkerend proces dat vaak handmatig en tijdrovend is. Met Power Automate kun je eenvoudig een goedkeuringsproces automatiseren, waardoor je tijd bespaart en overzicht houdt over de status van goedkeuringen. In dit artikel leer je hoe je stap voor stap een automatische goedkeuringsworkflow opzet die direct toepasbaar is voor BI-teams en data-analisten.

Wat je nodig hebt

• Een trigger die het goedkeuringsproces start, bijvoorbeeld een nieuwe SharePoint-lijstitem of een formulierinzending

• Toegang tot de Power Automate-connector “Start and wait for an approval”

• Een duidelijk gedefinieerde goedkeuringsstroom met betrokken personen

Stap 1: Trigger instellen voor het goedkeuringsproces

De eerste stap is het bepalen van de trigger die het goedkeuringsproces activeert. Dit kan bijvoorbeeld een nieuwe invoer in een SharePoint-lijst zijn of een formulier dat wordt ingevuld. Deze trigger zorgt ervoor dat de workflow automatisch start zodra er een nieuwe aanvraag binnenkomt.

In de Power Automate-portal kies je de trigger, bijvoorbeeld “When an item is created” voor SharePoint. Vul de benodigde parameters in, zoals de site-URL en lijstnaam, zodat de flow weet waar hij op moet letten.

Stap 2: Goedkeuringsactie toevoegen

Voeg de actie “Start and wait for an approval” toe. Hiermee stuur je een goedkeuringsverzoek naar de aangewezen personen. Je kunt kiezen uit verschillende goedkeuringsmodellen, zoals een enkele goedkeurder of meerdere goedkeurders in parallel of serie.

Vul de velden in zoals titel van de goedkeuring, beschrijving en de e-mailadressen van de goedkeurders. Gebruik dynamische inhoud uit de trigger om relevante informatie mee te sturen, bijvoorbeeld de naam van de aanvrager of het onderwerp.

Stap 3: Verwerking van de goedkeuringsuitkomst

Na het verzenden van het goedkeuringsverzoek wacht de flow op een reactie. Afhankelijk van de uitkomst (goedgekeurd of afgewezen) kun je vervolgacties instellen, zoals het versturen van een bevestigingsmail, het bijwerken van een SharePoint-item of het starten van een andere workflow.

Gebruik de conditie-actie om de uitkomst te controleren en de juiste vervolgstappen te definiëren. Dit maakt het proces transparant en zorgt voor automatische opvolging zonder handmatige tussenkomst.

Tips & veelgemaakte fouten

• Zorg voor duidelijke goedkeurders: Vermijd onduidelijkheid door expliciet te definiëren wie mag goedkeuren.

• Test de flow grondig: Controleer of alle dynamische velden correct worden ingevuld en dat de notificaties aankomen.

• Gebruik duidelijke titels en beschrijvingen: Dit helpt goedkeurders snel te begrijpen waar het om gaat.

• Let op rechten: Goedkeurders moeten toegang hebben tot de relevante bronnen, zoals SharePoint-lijsten.

Voorbeeld: Automatische goedkeuring van een projectaanvraag

Stel je voor dat een BI-team projectaanvragen via een SharePoint-lijst ontvangt. Met deze flow wordt automatisch een goedkeuringsverzoek gestuurd naar de projectmanager zodra een nieuwe aanvraag wordt toegevoegd. De projectmanager ontvangt een e-mail met alle details en kan direct goedkeuren of afwijzen. Bij goedkeuring wordt het project automatisch toegevoegd aan een planningstool, bij afwijzing ontvangt de aanvrager een bericht met feedback.

Deze aanpak versnelt het proces en zorgt voor duidelijke communicatie zonder handmatige opvolging.

Afsluiting

Met een automatisch goedkeuringsproces in Power Automate bespaar je tijd en verhoog je de efficiëntie binnen je BI-team. Probeer deze stappen zelf uit en ervaar het gemak van geautomatiseerde processen. Voor meer tips over Power Automate kun je ook het artikel Power Automate webhook inrichten voor real-time data-integratie lezen.

Je stelt dit eenvoudig in via de Power Automate-portal, waar je alle stappen overzichtelijk kunt beheren en aanpassen.

Onze tip: Zorg ervoor dat alle goedkeurders toegang hebben tot de relevante SharePoint-lijsten of documenten voordat je de flow activeert. Ontbrekende rechten zijn de meest voorkomende oorzaak van mislukte goedkeuringsverzoeken en zorgen voor verwarring bij betrokkenen.