Wat is Power Automate Desktop?
Power Automate Desktop is een gratis tool van Microsoft voor het automatiseren van herhalende taken op een Windows-computer. In tegenstelling tot cloud flows werkt het met de gebruikersinterface van lokale applicaties en oudere software die geen API biedt. Je bouwt automatiseringen visueel via een drag-and-drop interface, zonder te programmeren. Denk aan het overnemen van gegevens uit een Excel-bestand naar een webformulier of het genereren van een rapport in een legacy-systeem.
Power Automate Desktop automatiseert taken op je computer, zoals het invullen van formulieren, het kopiëren van data tussen applicaties en het bedienen van oudere software die geen API heeft.
Wat is RPA en hoe past Power Automate Desktop daarin?
RPA staat voor Robotic Process Automation: software die de handelingen van een gebruiker op een computer nabootst. De robot klikt knoppen, vult velden in, leest scherminhoud en kopieert data, precies zoals een medewerker dat zou doen. Power Automate Desktop is de RPA-tool van Microsoft en maakt deel uit van het Power Platform. Je bouwt automatiseringen via een visuele interface met acties die je aan elkaar koppelt. Er is geen programmeerkennis nodig, hoewel je ook scripts kunt toevoegen voor complexere logica.
Verschil met cloud flows
Power Automate cloud flows werken via API-koppelingen tussen diensten in de cloud: ze sturen berichten, lezen bestanden en starten processen via officiële verbindingen. Power Automate Desktop werkt anders: het bedient de grafische interface van een applicatie, leest tekst van het scherm en voert muisklikken en toetsaanslagen uit. Dat maakt het geschikt voor software die geen API biedt of voor webpagina’s die je wilt automatiseren zonder een officiële connector. De twee kunnen ook samenwerken: een cloud flow start een desktop flow op een specifieke computer en verwerkt de uitvoer verder.
Typische use cases
De meest voorkomende toepassingen zijn het overzetten van gegevens tussen twee applicaties die niet gekoppeld zijn, het automatisch invullen van webformulieren op basis van een bronbestand, het downloaden van rapporten uit oudere systemen en het verwerken van scherminhoud die niet als data beschikbaar is. Denk aan een medewerker die elke ochtend dertig minuten besteedt aan het kopiëren van orderregels uit een ERP-systeem naar een Excel-bestand. Power Automate Desktop voert die taak in minuten uit, foutloos en elke dag opnieuw.
Gratis versus betaald
Power Automate Desktop is gratis te downloaden voor Windows 10 en Windows 11. Attended flows (waarbij de gebruiker ingelogd is en de flow zichtbaar op het scherm draait) zijn gratis. Wil je unattended flows die op de achtergrond draaien zonder dat iemand ingelogd is, dan heb je een Power Automate Premium-licentie nodig. Voor veel MKB-toepassingen is de gratis versie voldoende: een medewerker start de flow aan het begin van de dag en de computer voert de taak zelfstandig uit. Meer over automatiseren lees je in een goedkeuringsproces instellen met Power Automate.
Wanneer kies je voor Power Automate Desktop?
Kies voor Power Automate Desktop als je software moet automatiseren die geen API biedt, als een taak bestaat uit een vaste reeks handelingen op het scherm of als je snel wilt beginnen zonder een uitgebreide technische opzet. Kies voor cloud flows als de systemen die je wilt koppelen wel API-verbindingen hebben en als de automatisering onafhankelijk van een specifieke computer moet draaien. Voor complexe enterprise-automatisering met honderden robots en uitgebreide beheermogelijkheden zijn gespecialiseerde RPA-platforms als UiPath een betere keuze. Lees ook hoe je automatisch een e-mail verstuurt bij nieuwe Excel-data als aanvulling op desktop automatisering.
Onze tip: Neem de desktoprecorder in Power Automate Desktop voor een eerste test: je voert een taak handmatig uit terwijl de tool je handelingen opneemt. Het resultaat is een werkende basisflow die je daarna verfijnt.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen Power Automate Desktop en Power Automate cloud flows?
Power Automate cloud flows werken met API-koppelingen tussen clouddiensten, zoals het automatisch sturen van een e-mail bij een nieuwe SharePoint-lijst-item. Power Automate Desktop werkt op de computer van een gebruiker en bedient applicaties via de grafische interface, net zoals een mens dat doet. Desktop flows zijn bedoeld voor software die geen API heeft of voor taken waarbij je de scherminhoud moet lezen. Beide soorten flows zijn te combineren via een zogenaamde desktop flow-stap in een cloud flow.
Is Power Automate Desktop gratis?
Power Automate Desktop is gratis te downloaden en te gebruiken voor Windows 10 en Windows 11. Voor het uitvoeren van attended flows (waarbij een gebruiker ingelogd moet zijn) heb je geen betaalde licentie nodig. Voor unattended flows, waarbij de automatisering op de achtergrond draait zonder dat iemand is ingelogd, heb je een Power Automate Premium-licentie nodig. Dat abonnement kost per gebruiker per maand en biedt ook toegang tot premium connectoren in cloud flows.
Welke soorten taken kun je automatiseren met Power Automate Desktop?
Power Automate Desktop kan taken automatiseren die normaal handmatig op een computer worden uitgevoerd: gegevens overzetten tussen applicaties, webformulieren invullen, PDF-bestanden lezen en verwerken, rapporten downloaden uit systemen, scherminhoud uitlezen en acties uitvoeren op basis van wat er op het scherm staat. Het werkt met vrijwel alle Windows-applicaties, inclusief oudere software die niet in de cloud draait. Denk aan boekhoudpakketten, productiesystemen of branchespecifieke applicaties.
Hoe verhoudt Power Automate Desktop zich tot andere RPA-tools?
Power Automate Desktop is een lichtgewicht RPA-tool die goed integreert met de rest van het Microsoft-ecosysteem. Tools als UiPath, Automation Anywhere en Blue Prism bieden meer enterprise-functies, beter beheer van grote robotparkjes en uitgebreidere foutafhandeling, maar zijn ook duurder en complexer. Voor organisaties die al Microsoft 365 gebruiken is Power Automate Desktop een logische eerste stap omdat er geen extra infrastructuur nodig is en de tool gratis beschikbaar is.