Wat is een Power BI-app?
Een Power BI-app is een verpakte verzameling rapporten en dashboards uit een werkruimte, die je publiceert naar een breder publiek met een eigen startpagina, navigatiestructuur en toegangsrechten. Gebruikers zien alleen de opgeschoonde eindversie, niet de onderliggende werkruimte waarin je bouwt en test. Apps worden centraal beheerd en met een update in de werkruimte werk je de app voor iedereen tegelijk bij.
Een Power BI-app is een gebundeld pakket van rapporten en dashboards uit een werkruimte, dat je met één klik en met eigen navigatie verspreidt naar collega's of afdelingen.
Bij Power BI werk je meestal in een werkruimte, maar die werkruimte is niet bedoeld om aan een grote groep collega’s te tonen. Daarvoor bestaat de Power BI-app: een verpakte, opgeschoonde versie van je rapporten die je gecontroleerd verspreidt.
Van werkruimte naar app
Een werkruimte is je werkbank. Hier sta je met datasets, rapporten in ontwikkeling, testversies en soms halfklare dashboards. Zodra content klaar is voor een groter publiek, bouw je een app: je kiest welke rapporten en dashboards je toont, in welke volgorde en onder welke secties. De app krijgt een eigen startpagina met logo, beschrijving en navigatie, los van de rommelige werkruimte erachter.
Gebruikers die de app openen zien nooit de bouwkant. Ze krijgen alleen de gestructureerde eindversie, wat de kans op verwarring of het per ongeluk aanpassen van een testrapport wegneemt.
Toegang en distributie
Je verspreidt een app naar individuele gebruikers, naar Microsoft 365-groepen of naar de hele organisatie. Voor elke groep kun je optioneel een ander toegangsniveau instellen, bijvoorbeeld gecombineerd met row-level security zodat elke afdeling alleen haar eigen cijfers ziet binnen dezelfde app. Gebruikers vinden de app terug in Power BI onder ‘Apps’, los van hun eigen werkruimtes, wat het overzicht voor grote organisaties aanzienlijk verbetert.
Updates beheren zonder chaos
Het grote voordeel van een app is de scheiding tussen bouwen en publiceren. Je past rapporten aan, test ze grondig, en pas als je tevreden bent klik je op ‘App bijwerken’. Alle gebruikers zien op dat moment gelijktijdig de nieuwe versie. Dit voorkomt dat gebruikers halverwege een wijziging een inconsistente of foutieve versie te zien krijgen, iets wat wel kan gebeuren als je rechtstreeks vanuit de werkruimte zou delen.
Wanneer kies je voor een app en wanneer niet
Voor kleine teams van twee of drie mensen die samen aan dezelfde rapporten werken, is directe toegang tot de werkruimte vaak voldoende. Zodra je rapporten wilt tonen aan een afdeling, het management of de hele organisatie, is een app de logischere keuze vanwege de overzichtelijke structuur en gecontroleerde updates. Wil je juist extern delen met klanten of partners buiten je eigen tenant, dan is een app niet de juiste tool; daarvoor kijk je naar Power BI Embedded of een dedicated deelportaal.
Beperkingen om rekening mee te houden
Een app toont alleen wat je er expliciet aan toevoegt: los verspreide rapporten buiten een app vallen buiten deze structuur. Ook is een app gebonden aan één werkruimte; wil je rapporten uit meerdere werkruimtes combineren, dan moet je met meerdere apps werken of de content eerst samenvoegen. Houd hier rekening mee bij het inrichten van je werkruimtestructuur, want een logische indeling van werkruimtes maakt het beheer van apps aanzienlijk eenvoudiger.
Onze tip: richt per afdeling of onderwerp een aparte werkruimte in en bouw daaruit één overzichtelijke app, in plaats van alles in één grote werkruimte te proppen. Dat houdt de app-structuur logisch en voorkomt dat je bij elke kleine wijziging het risico loopt dat gebruikers tijdelijk een inconsistente versie zien.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een Power BI-werkruimte en een Power BI-app?
Een werkruimte is de plek waar je bouwt: hier maak je rapporten, datasets en dashboards en werk je vaak met meerdere collega's aan dezelfde content. Een app is de gedistribueerde, opgeschoonde versie daarvan voor eindgebruikers. In de werkruimte zie je alle bewerkbare onderdelen en eventuele testversies; in de app zie je alleen wat de beheerder expliciet heeft toegevoegd, netjes gerangschikt in secties. Je publiceert een app vanuit een werkruimte, maar de app zelf is geen kopie: het blijft verwijzen naar dezelfde onderliggende rapporten.
Kunnen gebruikers van een Power BI-app de data aanpassen?
Standaard kunnen appgebruikers rapporten bekijken, filteren en doorklikken, maar niet de onderliggende dataset of visualisaties structureel wijzigen. Ze kunnen wel eigen kopieën van rapporten maken om zelf mee te experimenteren, tenzij die functie is uitgeschakeld. Schrijftoegang naar data zelf loopt altijd via de brondata of via een aparte writeback-oplossing zoals Power Apps, niet via de app-laag zelf. Dit maakt apps geschikt om veilig te delen met een groot publiek zonder risico op ongewenste aanpassingen.
Hoe vaak wordt een Power BI-app bijgewerkt na een wijziging in de werkruimte?
Een app wordt niet automatisch bijgewerkt bij elke wijziging in de werkruimte. De beheerder van de app moet bewust op 'Bijwerken' klikken nadat de gewenste aanpassingen in de werkruimte zijn doorgevoerd en getest. Dit is juist een voordeel: je kunt rustig experimenteren en testen in de werkruimte zonder dat gebruikers tussentijds een halfklare versie zien. Zodra je update publiceert, krijgen alle appgebruikers in één keer de nieuwe versie te zien.
Heb ik een Power BI Pro-licentie nodig om een app te bekijken?
Dat hangt af van de capaciteit waarop de werkruimte draait. Als de werkruimte op een Premium- of Fabric-capaciteit staat, kunnen gebruikers met een gratis Power BI-licentie de app bekijken. Draait de werkruimte op gedeelde capaciteit, dan heeft elke gebruiker die de app opent een Pro-licentie nodig. Dit is een belangrijke overweging bij het inrichten van licenties voor grotere groepen kijkers.