Wat is het verschil tussen SaaS en on-premise software?

On-premise software installeer je op servers die je zelf beheert, op locatie of in een eigen datacenter. Jij bent verantwoordelijk voor onderhoud, updates en beveiliging. SaaS draait op de servers van de aanbieder: zij zorgen voor alles, jij gebruikt het via internet. On-premise geeft meer controle en is vaak de keuze als data-soevereiniteit of specifieke beveiligingseisen dat vereisen.

Is SaaS duurder dan software kopen?

Op korte termijn zijn de startkosten van SaaS lager: je betaalt maandelijks in plaats van een grote licentiesom vooraf. Op de lange termijn kunnen doorlopende abonnementskosten hoger uitvallen dan een eenmalige aankoop. Daar staat tegenover dat SaaS altijd up-to-date is en geen onderhoud of server-investeringen vereist. De totale kosten hangen sterk af van de gebruikersduur en het aantal gebruikers.

Wat zijn de nadelen van SaaS?

De belangrijkste nadelen zijn afhankelijkheid van de aanbieder (als zij stoppen, stopt jouw software), beperkte aanpasbaarheid (je werkt met de functies die de aanbieder biedt), doorlopende kosten ook als je minder gebruikt, en minder controle over waar jouw data staat. Bij gevoelige bedrijfsdata is het verstandig de verwerkersovereenkomst en datalocatie van de aanbieder te controleren.

Wat is een SaaS-applicatie?

SaaS staat voor Software as a Service: software die je via internet gebruikt zonder installatie, betaald als abonnement.

Hoe werkt SaaS?

Bij SaaS draait de software op de servers van de aanbieder, niet op jouw computer of bedrijfsserver. Je opent de applicatie via een webbrowser of een app die verbinding maakt met die servers. Alle data staat in de cloud van de aanbieder. Updates worden automatisch doorgevoerd: je opent op maandagochtend de browser en de nieuwste versie staat klaar, zonder dat je zelf iets hoeft te doen.

Het abonnementsmodel is kenmerkend voor SaaS: je betaalt per gebruiker per maand of per jaar, in plaats van een eenmalige licentie. Dat maakt de startdrempel laag: je betaalt pas als je het gebruikt en schrapt het als je het niet meer nodig hebt.

Voordelen van SaaS

De voordelen zijn duidelijk. Ten eerste zijn er lage startkosten: geen grote licentieaankoop, geen serverinvestering, geen installatieproject. Ten tweede is de software altijd up-to-date: updates en beveiligingspatches zijn de verantwoordelijkheid van de aanbieder. Ten derde is SaaS overal bereikbaar: je werkt op kantoor, thuis of onderweg vanuit dezelfde omgeving. Ten vierde schaalt het mee: meer gebruikers toevoegen kost seconden in plaats van een IT-project.

Nadelen en aandachtspunten

SaaS brengt ook beperkingen mee. Je bent afhankelijk van de aanbieder: als zij hun product stopzetten, prijzen verhogen of functionaliteit verwijderen, heb je beperkte onderhandelingspositie. Maatwerk is zelden mogelijk: je past je werkproces aan aan de software, niet andersom. Doorlopende kosten kunnen op de lange termijn hoger uitvallen dan een eenmalige aankoop, zeker bij veel gebruikers. En je hebt minder controle over waar jouw data staat, wat relevant is als je werkt met gevoelige klant- of bedrijfsinformatie.

Bekende voorbeelden

Vrijwel elke grote zakelijke applicatie is vandaag beschikbaar als SaaS. Salesforce en HubSpot voor CRM, Slack en Teams voor communicatie, Microsoft 365 en Google Workspace voor productiviteit, Exact Online en Twinfield voor boekhouding, Shopify voor e-commerce, en GitHub voor softwareontwikkeling. De lijst is vrijwel eindeloos. In Nederland zijn ook veel kleinere niche-applicaties beschikbaar als SaaS, van planningstools voor zorgaanbieders tot factuurverwerking voor accountantskantoren.

SaaS vs on-premise vs maatwerk

SaaS is de juiste keuze als er een bestaand pakket is dat goed aansluit bij jouw werkproces, als lage startkosten en snel beginnen prioriteit hebben, en als data-locatie geen kritisch aandachtspunt is. On-premise is relevant als je volledige controle over data en infrastructuur nodig hebt, of als beveiligingseisen van je sector of klanten dat vereisen. Maatwerk software is zinvol als geen enkel bestaand pakket past bij jouw specifieke proces, of als het proces zo onderscheidend is dat je er een concurrentievoordeel mee kunt opbouwen. Meer over die afweging lees je in wanneer is maatwerksoftware zinvoller dan een standaardpakket?.

Voor de vraag wat het verschil is tussen een SaaS-applicatie en een gewone website, lees wat is het verschil tussen een webapplicatie en een website?.

Onze tip: Maak jaarlijks een overzicht van alle SaaS-abonnementen in je organisatie, met kosten, gebruikersaantal en daadwerkelijk gebruik. In de meeste organisaties betalen ze voor twee tot drie tools die nauwelijks nog gebruikt worden. Dat overzicht levert vrijwel altijd een directe kostenbesparing op.