Bijlagen uit Outlook opslaan met Power Automate
Met Power Automate maak je een geautomatiseerde stroom die actief wordt zodra een nieuwe e-mail binnenkomt in Outlook. De stroom haalt de bijlagen op en slaat ze op in een opgegeven map in SharePoint of OneDrive. Je stelt eenmalig de trigger en acties in, daarna werkt het automatisch, ook als je er zelf niet bij bent.
Met Power Automate sla je automatisch e-mailbijlagen op in SharePoint of OneDrive. Geen handmatig opslaan meer, ook niet als je op vakantie bent.
Waarom dit nuttig is
E-mailbijlagen handmatig opslaan is tijdrovend en foutgevoelig. Facturen, offertes, contracten en rapporten die via e-mail binnenkomen, moeten op de juiste plek terechtkomen, direct, ook als je er niet bij bent. Power Automate automatiseert dit volledig.
Het resultaat: elke bijlage die aan jouw criteria voldoet, staat binnen seconden na ontvangst op de juiste plek in SharePoint of OneDrive. Andere teamleden zien het direct. Je hoeft er niets voor te doen.
Voor vergelijkbare automatiseringen met meer complexe logica of meerdere systemen is n8n een alternatief dat meer flexibiliteit biedt. Maar voor Outlook-naar-SharePoint is Power Automate de meest directe route.
Wat je nodig hebt
Voordat je begint, controleer je:
- Een Microsoft 365-account met toegang tot Power Automate (inbegrepen bij de meeste Microsoft 365-abonnementen)
- Rechten op de SharePoint-bibliotheek of OneDrive-map waar je bijlagen naartoe wil opslaan
- Eventueel: de naam van het gedeelde mailpostvak als je niet jouw eigen inbox gebruikt
Stap voor stap
1. Maak een nieuw geautomatiseerd cloud-stroom aan
Open Power Automate (make.powerautomate.com) en kies “Geautomatiseerde cloud-stroom”. Zoek op “Wanneer er een nieuwe e-mail binnenkomt (V3)” als trigger en geef de stroom een duidelijke naam, zoals “Bijlagen Outlook opslaan in SharePoint”.
2. Stel de trigger in met filters
In de trigger-instellingen zet je “Alleen met bijlagen” op Ja. Zo activeert de stroom alleen als er daadwerkelijk een bijlage is. Voeg optioneel een filter toe op het e-mailadres van de afzender of op woorden in het onderwerp, zodat niet elke binnengekomen e-mail de stroom activeert.
3. Voeg de actie “Bijlagen ophalen” toe
Voeg de actie “Bijlagen ophalen (V2)” toe. Selecteer de dynamische waarde “Bericht-ID” uit de trigger. Deze actie geeft een lijst terug van alle bijlagen in de e-mail.
4. Voeg een “Op elk item toepassen”-lus toe
Voeg een lus toe over de bijlagenlijst (de uitvoer van de vorige actie). Binnen de lus voeg je de actie “Bestand maken” toe, voor SharePoint of OneDrive.
5. Stel bestandsnaam en inhoud in
Als bestandsnaam gebruik je de dynamische waarde “Naam” van de bijlage. Als bestandsinhoud gebruik je de waarde “Inhoudstype” van de bijlage. Selecteer de juiste SharePoint-site en bibliotheek, en geef het mappad op waar bestanden moeten komen.
6. Test de stroom
Sla de stroom op en stuur een testmail met een bijlage naar je inbox. Voer de stroom handmatig uit via “Testen” in de Power Automate-interface. Controleer of het bestand verschijnt in de opgegeven SharePoint-map.
Aanpassingen en uitbreidingen
Wil je bijlagen sorteren op datum, afzender of onderwerp? Voeg submappen toe via dynamische uitdrukkingen in het mappad, zoals /Facturen/2026-07 voor facturen van deze maand.
Wil je een bevestiging ontvangen? Voeg na de lus een Teamsmelding of e-mailnotificatie toe. Meer over geplande en getriggerde flows in Power Automate vind je in het overzichtsartikel.
Onze tip: gebruik een aparte map per categorie in SharePoint en laat de mapnaam dynamisch bepalen op basis van het onderwerp of de afzender. Zo vermijd je een onoverzichtelijke stapel bestanden in een generieke map en vind je bijlagen later sneller terug via de mapstructuur in plaats van via zoeken.
Veelgestelde vragen
Kan ik bijlagen filteren op bestandstype of afzender?
Ja. Je kunt in de trigger een filter instellen op het e-mailadres van de afzender, op woorden in het onderwerp, of op beide. Wil je alleen PDF-bestanden opslaan en geen Word-documenten? Voeg dan een conditie-actie toe in de lus die de bestandsnaam controleert: als de naam eindigt op '.pdf', voer dan de opslagactie uit, anders sla die bijlage over. Zo bewaar je alleen wat relevant is en raakt je SharePoint-bibliotheek niet volgestopt met onnodige bestanden.
Wat gebeurt er als de stroom mislukt omdat SharePoint niet bereikbaar is?
Power Automate herprobeert mislukte stappen automatisch tot drie keer bij tijdelijke fouten. Als de stroom toch mislukt, ontvang je standaard een e-mailnotificatie. Voor kritieke processen stel je extra foutafhandeling in via de actie 'Scope' gecombineerd met een 'Configureer uitvoeren na'-instelling. Zo kun je bij een fout een alternatieve actie starten, zoals het sturen van een Teamsmelding. Meer over foutafhandeling lees je in het artikel over [foutafhandeling in Power Automate](/kennisbank/power-automate-foutafhandeling/).
Kan ik ook bijlagen opslaan uit een gedeeld mailpostvak?
Ja. In de trigger 'Wanneer er een nieuwe e-mail binnenkomt (V3)' kun je onder 'Postvak IN' het adres van het gedeelde mailpostvak invullen. Je hebt dan wel leesrechten nodig op dat mailpostvak in Outlook. Let erop dat je de stroom inlogt met een account dat daadwerkelijk rechten heeft op het gedeelde postvak, anders krijg je een foutmelding bij de eerste uitvoering.
Hoe voorkom ik dubbele bestanden als dezelfde bijlage twee keer binnenkomt?
SharePoint overschrijft standaard een bestand als het dezelfde naam heeft in dezelfde map. Wil je duplicaten expliciet vermijden, voeg dan een conditie toe die eerst controleert of het bestand al bestaat via de actie 'Bestandsmetadata ophalen met pad'. Als de actie een fout retourneert (bestand niet gevonden), maak dan het bestand aan. Als het bestand al bestaat, sla die bijlage dan over of sla het op met een unieke naam (datum + bestandsnaam).