Een geplande flow instellen in Power Automate
Een geplande flow in Power Automate maak je aan met de Recurrence-trigger. Je stelt het startmoment, de herhaling en het tijdstip in, en voegt daarna de acties toe die je wilt automatiseren. De flow draait daarna automatisch op het ingestelde schema, ook als je computer uitstaat, omdat de flow in de cloud draait.
Met een geplande flow in Power Automate voer je automatisch een taak uit op een vast tijdstip, zonder dat iemand er iets voor hoeft te doen. Denk aan een dagelijks rapport, een wekelijkse export of een maandelijkse herinnering.
Wat is een geplande flow?
Een geplande flow start op basis van een tijdstrigger: de Recurrence-trigger. Die trigger loopt op een door jou ingesteld interval, zoals elke dag om 07:00 uur of elke maandag om 08:30 uur. Na de trigger voer je acties uit: een rapport ophalen, data verwerken, een e-mail sturen of een bestand opslaan. De trigger zelf heeft geen invoer van buiten nodig. Het enige wat hij doet is de flow op het juiste moment starten.
1. Open Power Automate en maak een nieuwe flow aan
Ga naar make.powerautomate.com en log in met je Microsoft-account. Klik op Maken in het linker menu en kies voor Geplande cloudflow. Geef de flow een beschrijvende naam, zoals “Dagelijks rapport finance”. Vul het startmoment in: de datum en het tijdstip waarop de flow voor het eerst moet lopen. De wizard stelt de Recurrence-trigger direct in met je opgegeven waarden.
2. Stel de herhaling in via de Recurrence-trigger
Na het aanmaken opent de flow-editor met de Recurrence-trigger al geplaatst. Stel het interval in: kies een getal en een eenheid (Minuut, Uur, Dag, Week of Maand). Klik op Geavanceerde opties weergeven om specifieke dagen en tijdstippen in te vullen. Vul bij Op deze dagen de gewenste weekdagen in en stel het tijdstip in via de velden Uren en Minuten. Controleer altijd of de tijdzone correct staat: standaard is dat UTC, niet Nederlandse tijd.
3. Voeg de acties toe
Klik op Nieuwe stap en voeg de acties toe die je wilt uitvoeren op het geplande tijdstip. Voorbeelden: een Excel-bestand ophalen via SharePoint, de data verwerken via een Compose-actie en het resultaat e-mailen via de Outlook-connector. Koppel de uitvoer van elke stap als dynamische inhoud aan de invoer van de volgende. Meer over het versturen van automatische e-mails lees je in automatisch een e-mail sturen bij nieuwe Excel-data.
4. Sla de flow op en test hem
Sla de flow op via de knop Opslaan. Test de flow direct via de knop Testen en kies voor Handmatig uitvoeren. Controleer in het uitvoeringsoverzicht of alle stappen groen zijn. Als een stap mislukt, zie je de foutmelding direct naast de betreffende actie. Kijk ook of het tijdstip in het schema overeenkomt met wat je verwacht: verken dit via het uitvoeringsoverzicht na de eerste automatische run.
5. Controleer en monitor de uitvoeringen
Na de eerste automatische uitvoering vind je het resultaat onder Mijn flows bij Uitvoeringsgeschiedenis. Je ziet per uitvoering of die is geslaagd of mislukt. Voeg ook foutafhandeling toe zodat je automatisch een melding krijgt als de flow onverwacht mislukt. Hoe je dat instelt lees je in het artikel over foutafhandeling in Power Automate. Zo weet je altijd of je geplande taken daadwerkelijk zijn uitgevoerd.
Onze tip: Stel de tijdzone altijd expliciet in op UTC+1 of UTC+2 (zomertijd) in de geavanceerde opties van de Recurrence-trigger. Zonder tijdzone-instelling loopt je flow in de winter een uur te vroeg of te laat.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een geplande flow en een direct-trigger flow?
Een geplande flow start automatisch op een vast tijdstip via de Recurrence-trigger. Je hoeft zelf niets te doen. Een direct-trigger flow start handmatig via een knop in Power Automate, een Power Apps-knop of een Teams-actie. Gebruik een geplande flow voor terugkerende taken op vaste momenten, zoals dagelijkse rapporten of wekelijkse exports. Gebruik een direct-trigger flow als iemand zelf wil bepalen wanneer de automatisering start.
Kan ik een geplande flow instellen op werkdagen, niet in het weekend?
Ja, via de geavanceerde opties van de Recurrence-trigger stel je specifieke dagen in. Kies als eenheid Week en vul bij Op deze dagen Maandag, Dinsdag, Woensdag, Donderdag en Vrijdag in. Zo loopt de flow alleen op werkdagen. Je kunt ook meerdere tijdstippen per dag instellen door meerdere uren op te geven in het Uren-veld.
Waarom loopt mijn geplande flow niet op het verwachte tijdstip?
De meest voorkomende oorzaak is een verkeerde tijdzone-instelling in de Recurrence-trigger. De standaard tijdzone in Power Automate is UTC, niet uw lokale tijd. Stel de tijdzone expliciet in via de geavanceerde opties van de trigger en controleer of zomertijd invloed heeft. Een andere oorzaak is dat de flow is uitgeschakeld of dat de licentie is verlopen. Controleer ook of eerdere uitvoeringen zijn gestrand, omdat een hangende uitvoering soms een nieuwe blokkeer.
Hoeveel flows kan ik gratis aanmaken in Power Automate?
Met een Microsoft 365-abonnement heb je toegang tot Power Automate via standaard connectoren, inclusief geplande flows. Er geldt een dagelijkse API-aanvraaglimiet die per licentie verschilt. Voor intensief gebruik, zoals flows die honderden keren per dag draaien of premium connectoren gebruiken, heb je een Power Automate Premium-licentie nodig. Controleer de Microsoft-licentiedocumentatie voor de actuele limieten.