Key Performance Indicators

Wellicht heb je de term al een keer voorbij zien komen. KPI staat voor Kritieke Prestatie Indicator, maar wordt ook wel Key Performance Indicator genoemd. Het is een middel om de processen en prestaties van een organisatie te monitoren, analyseren en verbeteren. Meten is weten en daarom maken organisaties gebruik van KPI’s. Uiteindelijk kunnen deze KPI’s worden verwerkt in een dashboard, waardoor deze ten alle tijden inzichtelijk zijn.

Waarom een KPI?

Elke organisatie heeft een missie, visie en strategie. Deze strategie wordt in de praktijk omgezet in lange termijn doelstellingen. Om die te kunnen behalen worden vaak korte termijn doelstellingen opgesteld, zodat vaker gekeken kan worden in hoeverre de organisatie op de goede weg zit. Dit kan betrekking hebben op de organisatie als geheel, per afdeling of voor een specifiek project. De doelstellingen liggen ten grondslag aan het opstellen van een KPI. Met een KPI kan namelijk de voortgang van de doelstelling gemonitord worden. Het is dus een hulpmiddel om uiteindelijk bij de stip op de horizon te komen die je als organisatie hebt gezet.

Hoe maak ik een KPI?

Het is dus duidelijk dat doelstellingen de basis zijn voor een KPI, maar hoe maak je een KPI? Relevante KPI’s dienen SMART te worden opgesteld. Dit betekent dat een KPI Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden dient te zijn. Een voorbeeld van een KPI die SMART is opgesteld is het behalen van een brutowinstmarge van 35% in het eerste kwartaal van 2022. Door het monitoren van deze KPI kan tussentijds worden nagegaan in hoeverre dat doel behaald gaat worden. Het is bij het opstellen van KPI’s van belang dat er niet voor elk proces een KPI wordt opgesteld. Door te veel KPI’s te hanteren gaat het zijn eigenschap voorbij.

Hoe verwerk je KPI’s in een dashboard?

Door KPI’s te verwerken in een dashboard kun je veel inzicht en overzicht genereren. Het gaat om de belangrijkste cijfers en die wil je graag in één oogopslag kunnen zien. Het is daarom van belang dat het aantal KPI’s zo laag mogelijk gehouden wordt. Daarnaast hebben wij nog een paar tips voor het verwerken van KPI’s in een dashboard.

• Plaats de KPI’s bovenaan het dashboard: de KPI’s geven een samenvatting van de informatie die jij wilt weten. Het is voor de eerste oogopslag de belangrijkste informatie en daarom is het van belang dat deze bovenaan het dashboard worden geplaatst. Als gebruiker zie je dat namelijk als eerst.

• Maak onderscheid tussen gebruikersgroepen: de afdeling marketing hoeft waarschijnlijk niet dezelfde KPI’s te zien als de afdeling planning. Het is daarom van belang dat er een scheiding wordt gemaakt in de informatie waar de verschillende gebruikersgroepen toegang toe hebben. Dit wordt ook wel Row-Level Security (RLS) genoemd.

• Maak Drill Down en Drill through mogelijk: de KPI’s laten de informatie in één oogopslag zien, maar het is van belang dat de achterliggende informatie bekeken kan worden. Door de KPI te koppelen met een andere pagina in je dashboard kan je de gebruiker laten navigeren naar een uitgebreide analyse van de betreffende KPI. Drill Down betekent dat er dieper op de informatie wordt ingegaan, waardoor je tot een zelfgekozen detailniveau de achterliggende informatie kan inzien. Drill Through geeft de mogelijkheid om de informatie via andere visuals weer te geven, waardoor de informatie nog beter te begrijpen is.

Onze tip: Stel maximaal vijf KPI’s per dashboard in. Meer KPI’s leiden tot versnipperde aandacht en verminderen de sturende waarde. Kies de indicatoren die het directst aansluiten bij de strategische prioriteiten van dit moment en herzie ze ieder kwartaal.